PROHLÁŠENÍ O ZPRACOVÁNÍ A OCHRANĚ OSOBNÍCH ÚDAJŮ

dle nařízení Evropského parlamentu a Rady (EU) 2016/679 o ochraně fyzických osob v souvislosti se zpracováním osobních údajů a poučení subjektů údajů (dále jen „GDPR“)

Vážení zákazníci a obchodní partneři, PST CLC Mitsui-Soko a.s., IČ 25397249, se sídlem Nádražní 969/112, 702 00 Ostrava, zapsaná v obchodním rejstříku vedeném u Krajského soudu v Ostravě, oddíl B, vložka 1895, je ve smyslu Nařízení Evropského parlamentu a Rady (EU) č. 2016/679 ze dne 27. 4. 2016 o ochraně osobních údajů (dále GDPR) správcem, který zpracovává nebo může zpracovávat Vaše osobní údaje.

Řádné zpracování Vašich osobních údajů je pro naši společnost velmi důležité a jejich ochrana naprostou samozřejmostí. Tímto Vám, našim zákazníkům a obchodním partnerům, chceme poskytnout podrobné informace o rozsahu jejich zpracování a Vašich právech, která ze zpracování vyplývají.

I. Správce osobních údajů

PST CLC Mistui-Soko a.s. se sídlem Nádražní 969/112, 702 00 Ostrava, Moravská Ostrava, IČ: 25397249, DIČ: CZ25397249, zapsána v obchodním rejstříku vedeném u KS Ostrava, oddíl B, vložka 1895 (dále jen „správce“). Správce nejmenoval pověřence pro ochranu osobních údajů.

II. Rozsah zpracování osobních údajů

 Osobní údaje jsou zpracovávány v rozsahu nezbytném pro plnění podmínek vyplývajících z uzavřeného smluvního vztahu, plnění zákonných povinností a zajištění oprávněných zájmů správce. Zpracováním osobních údajů je v našich podmínkách především jejich shromáždění, zaznamenání, uložení, pozměnění, vyhledání, použití, zpřístupnění přenosem, výmaz. Údaje jsou zpracovávány manuálně i prostřednictvím příslušného SW.

III. Zdroje osobních údajů

• od subjektů údajů
• od klienta nebo dodavatele, který je správcem subjektů údajů – svých zaměstnanců a zákazníků
• veřejně přístupné  rejstříky,  seznamy  a  evidence  (např.  obchodní  rejstřík,  živnostenský rejstřík, katastr nemovitostí)

IV. Kategorie osobních údajů, které jsou předmětem zpracování

• identifikační údaje subjektu údajů – fyzických osob (jméno, příjmení, adresa, místo podnikání, IČ, DIČ (rodné číslo) a identifikační údaje pověřených a kontaktních osob – zaměstnanců (jméno a příjmení)
• údaje umožňující kontakt se subjektem údajů (kontaktní adresa, číslo telefonu, e- mailová adresa)
• fakturační údaje (fakturační adresa, údaje o objednaných službách, číslo bankovní účtu)
• kamerový záznam při vstupu do objektů skladů

V. Kategorie subjektů údajů

• obchodní partneři – fyzické osoby
• kontaktní a odpovědné osoby obchodních partnerů – zaměstnanců fyzických a právnických osob
• konečný odběratel – jeho osobní údaje nutné pro dodání
• externí dopravci – fyzické osoby nebo zaměstnanci fyzických a právnických osob realizující přepravy a dodání zboží

VI. Kategorie příjemců osobních údajů

• zaměstnanci správce a osoby správcem pověřené
• zpracovatelé (externí dopravci, správce sítě, dodavatelé SW)
• poskytovatelé SMS, e-mailových a dalších komunikačních nástrojů v případě, že zpracovávají osobní údaje pro zprostředkování naší komunikace s vámi
• poskytovatelé poštovních služeb
• státní a jiné orgány v rámci plnění zákonných povinností stanovených příslušnými právními předpisy
• externí auditoři, daňoví poradci, právníci
• předávání osobních údajů do zahraničí – EU i třetí země (v souvislosti s realizací služby při přepravě z/do zahraničí)

VII. Účel zpracování osobních údajů

• jednání o smluvním vztahu
• sjednání a realizace smlouvy, kdy jsou zpracovávány osobní údaje obchodního partnera – fyzické osoby
• sjednání a realizace jednorázových objednávek přepravy, kdy jsou zpracovávány osobní a kontaktní údaje zaměstnanců fyzických a právnických osob odpovědných za jejich sjednání i realizaci
• kontakt s určenými zaměstnanci obchodních partnerů pro potřebu řešení nestandardních situací
• splnění právní povinnosti (účetní a daňová oblast, plnění závazných přepravních podmínek)
• ochrana práv správce, příjemce nebo jiných dotčených osob (vymáhání pohledávek správce, soudní řízení, reklamace)
• spisová služba vedená na základě právních předpisů
• použití poštovních služeb pro zasílání korespondence
• obchodní aktivity, které spočívají ve zvyšování kvality již poskytovaných produktů a služeb stávajícím obchodním partnerům

VIII. Právní základ zpracování

• plnění smlouvy
• plnění právní  povinnosti  (občanský zákoník,  zákon  o  DPH,  zákon  o  účetnictví,  přepravní podmínky pro jednotlivé druhy přeprav, zákon o opatřeních proti terorismu)
• oprávněný zájem správce (zajištění ochrany práv, majetku)
• souhlas subjektu údajů (kontaktní osoby – zaměstnanci obchodních partnerů

IX. Způsob zpracování a ochrany osobních údajů

Zpracování osobních údajů provádí správce. Zpracování je prováděno v jeho provozovnách, pobočkách a sídle správce jednotlivými pověřenými zaměstnanci správce, zpracovatelem pak přímo

X. Doba, po kterou jsou osobní údaje zpracovávány

na jeho pracovišti. Ke zpracování dochází prostřednictvím výpočetní techniky i v listinné podobě (smlouvy, faktury, pokladní doklady) za dodržení všech bezpečnostních zásad pro správu a zpracování osobních údajů. Za tímto účelem přijal správce technickoorganizační opatření k zajištění ochrany  osobních  údajů,  zejména  taková  opatření,  aby  nemohlo  dojít  k  neoprávněnému  nebo nahodilému přístupu k osobním údajům, jejich změně, zničení či ztrátě, neoprávněným přenosům, k jejich neoprávněnému zpracování, jakož i k jinému zneužití osobních údajů. Veškeré subjekty, kterým mohou být osobní údaje zpřístupněny (čl.VI), respektují právo subjektů údajů na ochranu soukromí a zavázaly se k postupu v souladu s platnými právními předpisy na ochranu osobních údajů.

V souladu se lhůtami uvedenými v příslušných smlouvách, ve spisovém a skartačním řádu správce či  v  příslušných  právních  předpisech  jde  o  dobu  nezbytně  nutnou  k  zajištění  práv  a  povinností plynoucích jak ze závazkového vztahu, tak i z příslušných právních předpisů.

• osobní údaje, jejichž zpracování souvisí s plněním smlouvy, jsou zpracovávány po dobu trvání smluvního vztahu a následně po dobu, po kterou jsou práva smluvních stran vymahatelná
• osobní údaje zpracovávané za účelem splnění právních povinností jsou zpracovávány po dobu stanovenou příslušnými právními předpisy

XI. Poučení

V souladu se čl. 6 odst. 1 GDPR může správce bez souhlasu subjektu údajů zpracovávat údaje pro tyto účely:

• zpracování je nezbytné pro splnění smlouvy, jejíž smluvní stranou je subjekt údajů, nebo pro provedení opatření přijatých před uzavřením smlouvy na žádost tohoto subjektu údajů
• zpracování je nezbytné pro splnění právní povinnosti, která se na správce vztahuje
• zpracování je nezbytné  pro účely oprávněných zájmů  příslušného  správce  či třetí  strany, kromě případů, kdy před těmito zájmy mají přednost zájmy nebo základní práva a svobody subjektu údajů vyžadující ochranu osobních údajů.
• zpracování je nezbytné pro ochranu životně důležitých zájmů subjektu údajů nebo jiné fyzické osoby
• zpracování je nezbytné pro splnění úkolu prováděného ve veřejném zájmu nebo při výkonu veřejné moci, kterým je pověřen správce

Pokud subjekt údajů neposkytne údaje potřebné pro uzavření smlouvy, nebude možné ze strany správce takovou smlouvu uzavřít a poskytovat příslušné služby. Pokud subjekt údajů neposkytne kontaktní údaje, může to mít vliv na rozsah a úroveň poskytovaných služeb ze strany správce.

Souhlas subjektu údajů

Pokud správce zpracovává osobní data, která nesou nezbytná pro výše uvedené kategorie, je to možné jen na základě svobodného souhlasu subjektu údajů. Souhlas se zpracováním osobních údajů jako jediný z právních důvodů zpracování je založen na principu dobrovolnosti. To znamená, že jej subjekt údajů může kdykoliv odvolat.

Pokud subjekt údajů neposkytne kontaktní údaje, může to mít vliv na rozsah a úroveň poskytovaných služeb ze strany správce.

XII. Práva subjektů údajů

K základním právům subjektů údajů patří:

• právo na informace o zpracování osobních údajů (OÚ)
• právo na přístup subjektu k OÚ (právo získat od správce OÚ potvrzení o zpracování
• OÚ, právo získat kopii zpracovávaných OÚ
• právo na opravu
• právo na výmaz („právo být zapomenut“)
• právo na omezení zpracování
• právo na přenositelnost údajů
• právo vznést námitku
• právo nebýt předmětem automatizovaného rozhodnutí.

V souladu se čl. 12 GDPR informuje správce subjekt údajů o:

• účelu zpracování
• kategorii dotčených osobních údajů
• příjemcích, kterým osobní údaje byly nebo budou zpřístupněny
• plánované době, po kterou budou osobní údaje uloženy
• veškerých dostupných informacích o zdrojích osobních údajů, pokud nejsou získány od subjektu údajů
• skutečnosti, zda dochází k automatizovanému rozhodování, včetně profilování

Každý subjekt údajů, který zjistí nebo se domnívá, že správce nebo zpracovatel provádí zpracování jeho osobních údajů v rozporu s ochranou jeho soukromého a osobního života, má právo:

• požádat správce o vysvětlení (info@pst-clc.cz, adresa sídla společnosti viz výše)
• požadovat, aby správce odstranil takto vzniklý stav – provedením opravy, doplněním nebo vymazáním osobních údajů
• je-li žádost subjektu údajů podle odstavce shledána oprávněnou, správce neprodleně sjedná nápravu; nevyhoví-li správce žádosti subjektu údajů, má subjekt údajů právo obrátit se přímo na dozorový úřad, tedy Úřad na ochranu osobních údajů; subjekt má možnost obrátit se na dozorový úřad přímo, aniž by žádal správce (Úřad pro ochranu osobních údajů, se sídlem Pplk. Sochora 27, 170 00 Praha 7, uoou.cz)

V Ostravě dne 2.1.2024